Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych Użytkowników zbieranych za pośrednictwem serwisu Workslify jest Usługodawca. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją swoich praw, Użytkownik może skontaktować się za pośrednictwem formularza na podstronie Kontakt.

Serwis przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane rejestracyjne: Imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, hasło w formie zaszyfrowanej.
• Dane rozliczeniowe: Adres firmy, numer NIP/VAT (dla firm), dane adresowe do faktury.
• Dane techniczne i ruch: Adres IP, rodzaj przeglądarki, system operacyjny, logi serwera oraz ciasteczka (cookies).
• Pliki i treści użytkownika: Wszystkie dokumenty, umowy, dane klientów wprowadzane do bazy danych oraz załączniki w ticketach wsparcia.
• Dane fakturowe: dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, pozycje i kwoty faktur — gdy korzystasz z funkcji wystawiania faktur.
• Wiadomości z formularza kontaktowego: imię, adres e-mail, temat oraz treść wiadomości.

Dane osobowe są przetwarzane w celach:

1. Świadczenia usług drogą elektroniczną (SaaS): Rejestracja i obsługa konta, udostępnianie funkcji platformy, w tym Asystenta AI. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres: przez czas trwania umowy (aktywne konto).
2. Rozliczeń finansowych i księgowości: Wystawianie faktur, rozliczanie płatności cyklicznych przez bramkę płatniczą Stripe. Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: 5 lat od końca roku podatkowego.
3. Obsługi zgłoszeń i kontaktu: Odpowiedzi na zapytania z formularza kontaktowego; wiadomości są zapisywane w panelu administratora serwisu. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do czasu obsłużenia sprawy i usunięcia wiadomości.
4. Zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami: Logowanie adresów IP, przeciwdziałanie nadużyciom okresów próbnych (Trial) oraz eksploatacji błędów systemu. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do czasu przedawnienia roszczeń.
5. Wystawiania faktur i e-fakturowania (KSeF): gdy korzystasz z funkcji faktur, dane faktury są przetwarzane, a po podłączeniu przez Ciebie KSeF — przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur. Podstawa: obowiązek prawny oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. c i b RODO). Okres: zgodnie z przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat).

1. Wszelkie transakcje płatnicze są procesowane bezpośrednio przez Stripe, Inc. w bezpiecznym środowisku.
2. Podczas dokonywania płatności, dane karty płatniczej (numer karty, data ważności, kod CVC), imię i nazwisko właściciela karty oraz dane rozliczeniowe są przesyłane bezpośrednio do Stripe. Stripe działa jako odrębny administrator tych danych płatniczych i przetwarza je zgodnie ze swoją polityką prywatności (dostępną na stronie stripe.com).
3. W celu świadczenia usług, dane Użytkowników mogą być udostępniane również innym zaufanym podmiotom zewnętrznym (procesorom): dostawcom usług hostingowych (serwery w UE), systemom wysyłania i odbioru wiadomości e-mail (Resend) oraz dostawcom API sztucznej inteligencji.
4. Fakturowanie i KSeF (funkcja opcjonalna): jeśli korzystasz z funkcji wystawiania faktur i podłączysz swój token KSeF, dane faktur (w tym dane nabywców) są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Ministerstwo Finansów jest w tym zakresie odrębnym administratorem, a przekazanie wynika z obowiązku prawnego. Token KSeF przechowujemy w postaci zaszyfrowanej i nie udostępniamy go innym podmiotom.

1. Bezpieczeństwo danych Użytkowników jest naszym priorytetem. Stosujemy zaawansowaną architekturę Multi-Tenant, która zapewnia, że dane i pliki każdej zarejestrowanej firmy są logicznie i fizycznie odizolowane na poziomie bazy danych i pamięci masowej od danych innych użytkowników platformy.
2. Połączenia z Serwisem są szyfrowane przy użyciu protokołu SSL/TLS. Baza danych jest przechowywana w bezpiecznej chmurze na terenie Unii Europejskiej i chroniona przed nieautoryzowanym dostępem. Stosujemy kopie zapasowe zgodnie z planem infrastruktury naszego dostawcy hostingu.

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• Dostępu do swoich danych: Uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii.
• Sprostowania danych: Poprawienia nieprawidłowych lub niepełnych informacji w panelu użytkownika.
• Usunięcia danych (Prawo do bycia zapomnianym): Usunięcia konta oraz wszystkich powiązanych danych osobowych (o ile nie koliduje to z obowiązkami podatkowymi lub obroną przed roszczeniami).
• Ograniczenia przetwarzania: Wstrzymania operacji na danych w określonych sytuacjach.
• Przenoszenia danych: Otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym formacie pliku.
• Wniesienia sprzeciwu: Sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Skargi do organu nadzorczego: Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli Użytkownik uzna, że przetwarzanie danych narusza RODO.

Aby zrealizować prawo do przenoszenia danych, w ustawieniach konta udostępniamy funkcję eksportu wszystkich danych (paczka ZIP z plikami lub plik JSON z linkami). Po rezygnacji z subskrypcji dane konta są usuwane po upływie 30-dniowego okresu karencji (umożliwiającego powrót i odzyskanie danych). Zachowujemy jedynie minimalny zakres danych niezbędny do celów rozliczeniowych (obowiązek prawny) oraz przeciwdziałania nadużyciom, np. wielokrotnemu zakładaniu kont na okres próbny. W tym drugim celu, po trwałym usunięciu konta, przechowujemy wyłącznie adres e-mail oraz nazwę firmy byłego Użytkownika (bez treści, plików ani danych jego klientów) — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu. Wobec tego przetwarzania przysługuje prawo sprzeciwu opisane powyżej.

1. Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek), czyli małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu końcowym Użytkownika.
2. Wykorzystujemy cookies:
   • Niezbędne: Umożliwiające logowanie, bezpieczne utrzymanie sesji Użytkownika oraz integrację z bramką Stripe.
   • Funkcjonalne: Zapamiętujące ustawienia interfejsu (np. preferencje językowe, motyw ciemny).
   • Analityczne: Służące do badania statystyk odwiedzin Serwisu w celu optymalizacji jego działania.
3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej lub całkowicie je zablokować. Może to jednak ograniczyć dostęp do niektórych funkcji Serwisu (np. automatycznego logowania).
4. Szczegółowy opis kategorii plików cookie oraz zarządzanie zgodą (mechanizm Google Consent Mode v2) znajdują się w osobnej Polityce Cookies. Do czasu wyrażenia zgody nie uruchamiamy plików cookie analitycznych ani marketingowych.

Aby świadczyć usługę, korzystamy z zaufanych dostawców (podmiotów przetwarzających), którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie, na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO:

• Supabase — baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików;
• Vercel — hosting i dostarczanie aplikacji;
• Stripe — obsługa płatności (odrębny administrator danych płatniczych);
• Resend — wysyłka i odbiór transakcyjnych wiadomości e-mail (powiadomienia oraz odbiór zgłoszeń przychodzących na adres e-mail);
• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Google Analytics i Google Ads (uruchamiane wyłącznie za zgodą na cookies) oraz model AI Gemini zasilający Asystenta AI.
• Backblaze B2 — kopia zapasowa (backup) plików;

Aktualny wykaz podprocesorów wraz z zakresem przetwarzania i lokalizacją znajduje się na stronie Wykaz podprocesorów. O istotnych zmianach na liście informujemy z wyprzedzeniem, umożliwiając wniesienie sprzeciwu.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (m.in. w USA). W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz — tam gdzie ma to zastosowanie — certyfikacji dostawcy w ramach Data Privacy Framework (EU–US DPF). Kopię lub informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z nami: ......

Funkcje Asystenta AI opierają się na modelu Google Gemini. Gdy korzystasz z Asystenta, treść Twojego zapytania oraz — zależnie od funkcji — treść wybranych zgłoszeń, dokumentów lub załączników jest przesyłana do interfejsu API Google w celu wygenerowania odpowiedzi. Dane te są przetwarzane jako powierzone, wyłącznie w celu realizacji funkcji AI.

Zgodnie z warunkami Google dla płatnego interfejsu API, dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli Google. Korzystanie z AI jest elementem usługi i odbywa się na podstawie wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a nie odrębnej zgody — jest niezbędne do korzystania z platformy. Brak akceptacji takiego przetwarzania oznacza brak możliwości korzystania z Serwisu.

W odniesieniu do danych konta Użytkownika (np. dane rejestracyjne właściciela konta, dane rozliczeniowe) Workslify działa jako administrator. W odniesieniu do danych, które Użytkownik samodzielnie wprowadza do platformy w ramach prowadzenia własnej działalności (np. dane jego klientów, treść zgłoszeń, pliki), Workslify działa jako podmiot przetwarzający — administratorem tych danych pozostaje Użytkownik. Szczegółowe zasady powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), stanowiąca integralną część Regulaminu.